Der Ruf Lettershop hat in den letzten Tagen 64’675 Steuererklärungen für 39 Zürcher und Thurgauer Gemeinden verarbeitet. Rund 70’000 Steuerpflichtige werden ihre personalisierte Steuererklärung mit Wertschriftenverzeichnis und weiteren Beilagen rechtzeitig per Post erhalten.

Kaum hat das neue Jahr begonnen, ist in den Stadt- und Gemeindeverwaltungen der Massenversand der Steuererklärungsformulare fällig. Der jährlich wiederkehrende Prozess ist äusserst ressourcenintensiv. Neben dem Aufbereiten der digitalen Daten aus den Fachapplikationen des Steueramts, braucht es zusätzlich physische Interaktion, um die Papierformulare auszudrucken, korrekt zusammenzustellen und für den Versand vorzubereiten.

Corona-Schutzmassnahmen dank Outsourcing umgesetzt
Dies ist in den Stadt- und Gemeindeverwaltungen jeweils mit enormem Aufwand verbunden und beinhaltet Arbeiten für deren Bewältigung das Steueramt in der Regel zusätzliche Mitarbeitende aus anderen Verwaltungsbereichen aufbieten muss. Alle müssen mit anpacken und die Verarbeitung der Dokumente verlangt nach physischer Präsenz. Das ist schon in normalen Zeiten schwierig, aber gerade jetzt aufgrund der verschärften Massnahmen des Bundes, etwa der Homeoffice-Pflicht und der einzuhaltenden Abstandsregeln, eigentlich nicht durchführbar.

Print- und Output- und Logistikmanagement
Hier kommen die Dienstleistungen des Ruf Avatech-Bereichs „Digital Printing“ zu Hilfe. Der Ruf Lettershop übernimmt für Stadt- und Gemeindeverwaltungen das gesamte Printmanagement inklusive der Logistik als Outsourcing-Dienstleistung. Nebst den Steuererklärungen werden später im Jahr auch die provisorischen und schliesslich die definitiven Steuerrechnungen verarbeitet. Der Ruf Lettershop blickt dabei auf eine langjährige Erfahrung im zuverlässigen und vertraulichen Handling von Daten und Dokumenten für öffentliche Verwaltungen zurück.

Hochleistungs-Verpackungsmaschine
Ruf Avatech verfügt über eine neue, softwaregesteuerte Hochleistungs-Verpackungsmaschine, welche die Steuerformulare mit bis zu 12 Beilagen ergänzt, in Kuverts verpackt, personalisiert und für den Versand vorbereitet. Das System identifiziert jedes einzelne Dokument anhand eines Strichcodes und kann dieses somit eindeutig dem richtigen Adressaten zuweisen. Ausserdem wird die Vollständigkeit automatisch geprüft, damit alle Dokumente gemäss dem Datensatz aus dem Steueramt im richtigen Kuvert enthalten sind.

Durch die Auslagerung des Print- und Outputmanagement an den Ruf Lettershop gewinnen Stadt- und Gemeindeverwaltungen wertvolle Zeit, die sie für Ihre Kernaufgaben einsetzen können. Haben Sie Fragen zum Print- und Outputmanagement oder möchten Sie die weiteren Dienstleistungen des Ruf Lettershops kennenlernen? Markus Neuweiler steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie ihn per Telefon  044 733 83 07 oder Mail markus.neuweiler@ruf.ch