Rodersdorf, eine von elf Gemeinden im Solothurner Bezirk Dorneck (Foto: © Peter Brotschi)

Der Unternehmensbereich Digital Printing von Ruf Avatech ist darauf spezialisiert komplexe Dokumentenausgabe-Management-Aufträge im Outsourcing für öffentliche Verwaltungen auszuführen.  Dieses Jahr wurden erstmals Provisorische Steuerrechnungen aus der Gemeindefachlösung Infoma newsystem für drei Solothurner Gemeinden verarbeitet. Mit Erfolg.

 

Moderne und intelligente Infrastruktur
Für Dokumentenausgabe-Management-Aufträge besitzt Ruf Avatech eine gut ausgebaute, moderne Lettershop-Infrastruktur, bestehend aus Digitaldruckern, Kuvertiersystemen und einer neuen, sehr leistungsfähigen Document Output Management-Softwarelösung (OMS). Letztere steuert nicht nur die Produktionssysteme, sondern übernimmt auch Datenanalyse, -konversion und -verarbeitung.

Jahrzehntelange Erfahrung
Zudem verfügt Ruf Avatech über jahrzehntelange Erfahrung im Print- und Versandmanagement von Steuerformularen, Steuer- und Gebührenrechnungen sowie Abstimmungsunterlagen für öffentlichen Verwaltungen. Zahlreiche Städte und Gemeinden setzen auf den Ruf Lettershop und lagern ihre Versände aus, denn dank Outsourcing gewinnen sie wertvolle Zeit, um sich ihren Kernaufgaben zu widmen.

Verarbeitung Steuerrechnungen aus Infoma newsystem
Davon profitieren auch die drei Solothurner Gemeinden Rodersdorf, Metzerlen-Mariastein und Nuglar-St. Pantaleon, für die der Ruf Lettershop die Provisorischen Steuerrechnungen (im Kanton Solothurn Vorbezugsrechnung genannt) verarbeitet hat. Die drei Gemeinden im Bezirk Dorneck arbeiten mit Infoma newsystem, der Gesamtlösung für öffentliche Verwaltungen der Firma Axians Infoma Schweiz und lagern das Output Management an Ruf Avatech aus.

Verwaltungen gewinnen wertvolle Zeit
Mitarbeitende der Finanzverwaltung drucken die Daten aus der Steuerfakturierung der Gemeindefachlösung im PDF-Format und laden diese auf das Ruf Upload Portal hoch. Damit sind die Aufwände in der Gemeindeverwaltung schon erledigt, denn ab diesem Zeitpunkt übernimmt der Ruf Lettershop das gesamte Output Handling, von der Organisation über die vertrauliche Datenverarbeitung bis hin zum Versand. Die Verwaltungsmitarbeitenden gewinnen so wertvolle Zeit, sich den Kernaufgaben zu widmen.

Output Management-Softwarelösung OMS
Die Aufträge, bestehend aus einzelnen oder mehreren PDF-Dateien, liegen serialisiert vor und werden vom Ruf Lettershop für jede steuerpflichtige Person individuell aufbereitet. Die Analyse, Strukturierung und Individualisierung erledigt die Output Management-Softwarelösung OMS.

Die intelligente Lösung scannt und analysiert die Daten im PDF und steuert aufgrund von programmierten Bedingungen die Schachtsteuerung des Print-Produktionssystems. Für jeden Empfänger werden die Rechnungen, Beilagen und Einzahlungsscheine automatisch mit einer eindeutigen id, bestehend aus einem 2D-Matrix-Code ausgedruckt.

Von hier gelangen die Dokumente ins Kuvertiersystem, das aufgrund des Matrix-Codes steuert und sicherstellt, dass die richtigen Dokumente, Beilagen und Einzahlungsscheine in die entsprechenden Kuverts abgepackt werden.

Datenverarbeitung aus sämtlichen Anwendungen
Mit OMS lassen sich neben Daten aus der Steuerfakturierung, auch solche aus allen anderen Anwendungen wie Gebühren, Werke oder Einwohnerkontrolle verarbeiten. Darüber hinaus unterstützt Ruf Avatech mit OMS nicht nur die Gemeindefachlösungen sämtlicher Hersteller, sondern ist auch in der Lage Daten aus ERP-Systemen und Geschäftsanwendungen der Privatwirtschaft zu übernehmen.

Das Dienstleistungsangebot von Ruf Avatech beinhaltet neben dem Dokumenten-Ausgabemanagement und Massenversand im Outsourcing auch die reine Datenverarbeitung, -konversion oder -Mutation von PDF-Dokumenten, sei es für Unternehmen der Privatwirtschaft oder für öffentliche Verwaltungen.

Haben Sie Fragen zum Document Output Management
oder möchten Sie weitere Dienstleistungen des Ruf Lettershops kennenlernen? Markus Neuweiler steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie ihn per Telefon  044 733 83 07 oder E-Mail markus.neuweiler@ruf.ch