© Foto Ruf Gruppe: Leistungsstark und zuverlässig: das Kuvertiersystem des Ruf Lettershop
Wie immer zu Beginn des neuen Jahres ist der Ruf-Unternehmensbereich Digital Printing stark gefordert. Jährlich wiederkehrend wickelt der Ruf Lettershop im Auftrag von über 40 Zürcher und Thurgauer Stadt- und Gemeindeverwaltungen die Massenverarbeitung von Steuererklärungen ab. Für die Kunden ist die zuverlässige Unterstützung durch den Lettershop höchst willkommen, bedeutet das Outsourcing der ressourcenintensiven Prozesse doch eine enorme Entlastung für die Verwaltungen.
Steuererklärungsversand ausgelagert
Jeweils im Januar ist der pünktliche Versand der Steuererklärungen an rund 70’000 Steuerpflichtige in 40 Zürcher und Thurgauer Stadt- und Gemeindeverwaltungen fällig. Diese haben sich schon vor Jahren entschieden, die Abwicklung an den Ruf Lettershop auszulagern, von der Datenaufbereitung über das Print Management bis zur Logistik. Der eigentliche Versand macht nur den allerletzten Teil des mehrteiligen Verarbeitungsprozesses aus, denn ganz am Anfang steht für den Lettershop die Aufbereitung der digitalen Daten, die zuvor vom Steueramt an Ruf übermittelt wurden, an.
Individuell personalisiert
Mit diesen Informationen werden die Steuererklärungen auf den Print Systemen im Lettershop personalisiert und mit einem Code bedruckt. Anschliessend werden sie je nach Kunde im Hochleistungs-Kuvertiersystem individuell mit einem Wertschriftenverzeichnis sowie weiteren Beilagen ergänzt. Die zuvor aufgedruckten Codes stellen dabei sicher, dass jedes Kuvert alle erforderlichen Dokumente für eine entsprechende Person enthält und somit die Vollständigkeit garantiert ist.
Bei Bedarf inkl. Logistik
Schliesslich übernimmt der Ruf Lettershop die gesamte Logistik, also den vollständigen Versand mit Postaufgabe oder liefert die verpackten und adressierten Kuverts an die Verwaltungen. Nebst den Steuererklärungen verarbeitet der Lettershop später im Jahr auch die provisorischen und schliesslich die definitiven Steuerrechnungen.
Am Ende des Prozesses, gibt das System die Kuverts mit den fertig personalisierten und individuell zusammengestellten Dokumenten aus.
Langjährige Erfahrung
Der Ruf Lettershop blickt auf langjährige Erfahrung im zuverlässigen und vertraulichen Handling des Print- und Output-Managements inklusive Datenverarbeitung für öffentliche Verwaltung zurück. Durch das Outsourcing gewinnen Stadt- und Gemeindeverwaltungen wertvolle Zeit, die sie für Ihre Kernaufgaben einsetzen können.
Haben Sie Fragen zum Document Output Management
oder möchten Sie weitere Dienstleistungen des Ruf Lettershops kennenlernen? Sascha Zimmermann steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie ihn per Telefon 044 733 83 02 oder E-Mail sascha.zimmermann@ruf.ch